Заполнение информации в ГИС ЖКХ

Одним из лицензионных требований для организаций, оказывающих услуги по управлению многоквартирными домами, является заполнение ГИС ЖКХ. За неразмещение, неполное размещение или размещение недостоверной информации управляющие организации могут привлечь к административной ответственности. Контролирующие органы тщательно проверяют наличие информации и ее соответствие Приказу Минкомсвязи РФ и Минстроя РФ от 29 февраля 2016 г. N 74/114/пр «Об утверждении состава, сроков и периодичности размещения информации поставщиками информации в государственной информационной системе жилищно-коммунального хозяйства».

Кто должен заполнять информацию в ГИС ЖКХ

Для старта работы в ГИС ЖКХ любой управляющей компании или ТСЖ необходимо определиться, кто именно будет вносить информацию в систему. Для этого нужно решить, будет этим заниматься сотрудник управляющей организации, или лучше воспользоваться услугами сторонней организации. Некоторым проще передать такие полномочия специалистам компании-подрядчика, а другим – нанять специального сотрудника или научиться размещать информацию своими силами.

Если у вас есть человек, которому можно поручить такую обязанность, то достаточно обучить его и не заниматься поисками других сотрудников или подрядчика. Если же такого сотрудника нет, то будет проще заключить договор с компанией, предоставляющей услуги размещения информации в ГИС ЖКХ. Это выйдет гораздо дешевле, чем найм нового сотрудника и его обучение.

В любом случае, руководителю организации также нужно найти время на изучение системы, т.к. знание ГИС ЖКХ поможет контролировать работу сотрудников.

Какие разделы ГИС ЖКХ должны заполнять УК и ТСЖ

ГИС ЖКХ содержит 9 разделов, но управляющим организациям и ТСЖ нужно заполнять не все.

Основная работа происходит в разделах:

1. Администрирование. В данном разделе содержится информация об организации и ее сотрудниках: юридический и фактический адрес, реквизиты компании, реквизиты банка и т.д.
2. Объекты управления. Здесь необходимо размещать информацию о домах, которые находятся в управлении. Есть вкладки «Договоры управления», «Объекты жилищного фонда», «Договоры на пользование общим имуществом», «Договоры оказания услуг (выполнения работ)», «Лицевые счета», «Приборы учёта», «Голосования», «Страховые продукты». Кроме того, здесь должна быть размещена информация о перечнях работ в разрезе каждого МКД.
3. Капитальный ремонт. Если фонд капитального ремонта формируется на специальном счете, то этот раздел также необходимо заполнять.
4. Оплата ЖКУ. Данный раздел подлежит заполнению только после того, как была заполнена информация с остальных разделах. Здесь нужно заполнять вкладки «Квитирование» и «Платежные документы».

Кроме этого, управляющим организациям доступна работа с разными справочниками, реестрами отчетности и обращениями граждан.

Способы размещения информации в ГИС ЖКХ

Количество домов на управлении и размер организации влияет на выбор способа размещения информации.

Управляющие компании и ТСЖ могут вносить сведения в систему несколькими способами:

• вручную;
• с помощью шаблонов в формате xls;
• через систему управляющей организации, интегрированную через API с ГИС ЖКХ;
• используя посредника для размещения информации.

Способ внесения сведений в ГИС ЖКХ вручную – самый трудоемкий и длительный, особенно, если нужно вносить большое количество данных. Но он вполне подойдет для небольших ТСЖ и ЖСК.

Заполнение информации с помощью шаблонов также нельзя назвать простым способом. Но он широко используется в настоящее время и может подойти для ТСЖ, ЖСК или небольших УК, которые имеют в управлении несколько домов.

Разработчики ГИС ЖКХ позаботились о пользователях системы и составили подробные инструкции для загрузки данных в систему вручную и с помощью шаблонов.

Третий способ – размещение информации с помощью системы управляющей организации, интегрированную с ГИС ЖКХ, подойдет абсолютно любым управляющим компаниям, ТСЖ и иным формам товариществ и кооперативов. В программе Домучёт реализована возможность автоматического обмена данными с ГИС ЖКХ. Всего лишь в 2 клика можно перенести довольно большой объем информации: от характеристик многоквартирных домов до показаний приборов учета и платежных документов.

Привлечение посредника для размещения информации может быть выгодно небольшим управляющим компаниям и ТСЖ. Но стоит быть осторожным в подборе такого подрядчика. Дешево – это не значит качественно.

Порядок заполнения данных

Как правило, управляющие организации теряются, начиная свою работу в ГИС ЖКХ после регистрации. Ведь в систему необходимо внести огромный объем данных.

Сведения в ГИС ЖКХ размещаются в следующем порядке:

1. Информация о договорах управления;
2. Информация о многоквартирных домах;
3. Информация о помещениях;
4. Информация о лицевых счетах;
5. Сведения о приборах учета и показаниях приборов учета;
6. Информация о начислениях за содержание жилого помещения и коммунальные услуги;
7. Информация о квитировании платежей;
8. Информация о перечне оказываемых услуг, выполняемых работ, планах и факта их выполнения;
9. Договор оказания услуг (выполнения работ);
10. Сведения по договорам на пользование общим имуществом.

Кроме вышеперечисленного, управляющим организациям необходимо заполнить информацию о размере платы за содержание жилого помещения, об объеме и качестве коммунальных услуг, отчет о выполнении условий договора управления, протоколы общего собрания собственников помещений в МКД.

Для УК, ТСЖ и ЖКС, являющихся владельцами специальных счетов капитального ремонта, необходимо размещение:

• решений собственников по капитальному ремонту: о выборе способа формирования фонда капитального ремонта, о проведении капитального ремонта, об установлении взноса на капитальный ремонт и т.д.;
• информация о специальных счетах капитального ремонта;
• информация о договорах и актах выполнения работ по капитальному ремонту;
• информация о факту оплаты работ по капитальному ремонту;
• информация о совершенных операциях и остатке денежных средств.

Правила заполнения ГИС ЖКХ: пошагово

Шаг 1. Самый первый шаг работы с системой ГИС ЖКХ для управляющих организаций – это размещение договора управления многоквартирным домом. Для ТСЖ и ЖКС первым шагом является размещение Устава. Без этого пункта дальнейшее размещение информации о доме невозможно.

Для размещения договора управления или Устава необходимо в разделе «Объекты управления» (рис. 1) выбрать пункт «Договоры управления».

К каждому договору управления обязательно прикрепляются протоколы общих собраний собственников о выборе способа управления.

Шаг 2. После этого можно вносить информацию о многоквартирном доме, помещениях, лицевых счетах, приборах учета. Данная информация загружается в разделе «Объекты управления» в соответствующих пунктах.

Шаг 3. Если сведения о лицевых счетах размещены в систему ГИС ЖКХ, то можно перейти к созданию платежных документов для оплаты жилищно-коммунальных услуг. Это делается в разделе «Оплата ЖКУ» (рис. 2) пункт «Платежные документы».

Чтобы разместить информацию о квитировании платежей, поступивших через банк, нужно выбрать пункт «Квитирование» в разделе «Оплата ЖКУ».

Шаг 4. Также система ГИС ЖКХ позволяет специалисту управляющей организации или ТСЖ добавлять информацию о перечне оказываемых услуг по управлению общим имуществом, выполняемым работам и их объемам.

Для размещения данной информации первоначально требуется добавить виды услуг и работ в справочник «Работы и услуги для организации".

• Для этого в разделе «Справочники» выберите пункт «Справочники».
• Далее, после добавления видов услуг и работ в справочник, система позволит разместить информацию о перечне оказываемых услуг по управлению общим имуществом дома, выполняемым работам, ремонтам и их объемам. Для этого в разделе «Объекты управления» нужно выбрать пункт «Перечни работ и услуг».
• В перечне помимо размещения работ и услуг можно внести информацию о планировании, о выполненных работах и услугах на основе плана, о качестве выполненных работ.

Если управляющая организация или ТСЖ имеет специальный счет капитального ремонта, то размещение информации также требуется в разделе «Капитальный ремонт» (рис. 3):

Как вносить изменения?

Этим вопросом задаются многие пользователи ГИС ЖКХ. Редактирование информации в ГИС ЖКХ возможно. Изменению подлежат практически вся информация: некоторые сведения об организации, размер платы, нормативы потребления, тарифы, информация о помещениях, лицевых счетах, приборах учета, платежных документах. Вся подробная информация, как заполнять и редактировать данные в ГИС ЖКХ, есть в инструкциях пользователя для товариществ и управляющих организаций.

Как проверить заполняемость ГИС ЖКХ?

Управляющие организации и ТСЖ могут сами проверить степень заполнения ГИС ЖКХ. Такая возможность предусмотрена в отчетах о размещении информации по МКД и выявленных нарушениях. В них можно посмотреть процент заполнения технических характеристик дома, процент размещенных лицевых счетов и платежных документов.

Процент заполнения считается, исходя из количества размещенной информации.

Отчеты доступны после предоставления права доступа «Выявленные нарушения в размещении информации» и «Размещение информации в отношении многоквартирного дома». Для этого необходимо поставить галочки напротив соответствующих полей в разделе «Администрирование».

Для работы с отчетом о нарушениях в пункте «Реестр отчетности» раздела «Аналитика и отчеты» найдите отчет «Выявленные нарушения в размещении информации». Для поиска заполните обязательные поля в блоке «Параметры фильтрации» и нажмите кнопку «Найти» (рис. 4):

Если по дому отсутствуют нарушения в размещении информации о технических характеристиках и платежных документах, то такой дом не отображается в результатах поиска.

Нарушения по другим домам отобразятся в отчете, который при желании можно выгрузить в Excel. Данный отчет показывает процент размещения технических характеристик и количество лицевых счетов, по которым не размещены платежные документы.

В идеале отчет о нарушениях лучше сверять с отчетом «Размещение информации по многоквартирным домам». Принцип работы с данным отчетом аналогичен. В нем находится детальная информация по размещению технических характеристик дома, количеству помещений, лицевых счетов, приборов учета и платежных документов.

Данные отчеты обновляются раз в сутки. Подробнее работа с ними описана в руководствах пользователя.